El “Kardex” es un registro organizado y estructurado de la información que detalla la valoración de un gran número de mercaderías que tiene una compañía en un determinado periodo.
Está información es de carácter administrativo y nace en el reconocimiento de la cantidad de los productos a la venta, generándose así un precio para que lleguen a la conclusión de la clasificación según su parentesco.
Y mediante el Kardex observamos las entradas y salidas de las existencias o mercaderías. Teniendo en cuenta que la Contabilidad se encarga de elaborarla y controlarla.
En sus principios se realizaba de forma manual, pero con el paso del tiempo ha ido a evolucionando y ahora lo observamos de manera computarizada.
Tipos de Kardex
Existen 3 tipos de Kardex:
A. Método UEPS (Últimas entradas – Primeras salidas): Es una técnica de valoración que se determina cuando las últimas existencias en llegar son las primeras en salir. Manteniendo activos bajos, menores impuestos y mejores utilidades. Muchos países no lo permiten. Conociéndola también como LIFO (Iniciales en inglés).
B. Método PEPS (Primeras entradas – Primeras salidas): Es una técnica de valoración que en otros países lo conocen como FIFO (Iniciales en inglés). Se genera cuando las mercaderías adquiridas son vendidas primero. Evitando que el producto se deteriore.
C. Método Promedio Ponderado: Es un método donde se determina el costo medio de la producción de una existencia o mercadería. Buscando la actualización de los precios en cada compra.
Características del Kardex
Detalle de las entradas y salidas de existencias.
Buena base de datos del manejo de los inventarios.
Ubicación de las existencias.
Algunos Kardex son enlazados con las máquinas de impresión de comprobantes de pago.
Plan de trabajo relacionado a inventarios.
Importancia
El Kardex brinda información de gran ayuda para tener un buen control del inventario, teniendo en claro la definición y los métodos que existen.
El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que existían en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los software contables. Así, se hace una tarjeta de Kardex por producto, y desde ese momento se registrarán allí todas las entradas y salidas de ese producto. Para efectos de valorización de ese inventario, se toman diversos criterios, entre los más conocidos el LIFO, FIFO, Promedio Ponderado, Promedio o último precio.
FIFO y LIFO son métodos contables diseñados para valorar inventarios y asuntos financieros que involucran dinero que una empresa asocia con inventario de bienes producidos, materia prima, partes o componentes. FIFO dice que el próximo elemento a ser vendido es el que más tiempo lleva almacenado, y es muy utilizado en una economía en la que los precios se mantienen constantes. Por su parte, el sistema LIFO nos lleva a la liquidación LIFO, en la que el negocio no reemplaza el inventario vendido ni busca aumentar su utilidad, sino que el inventario viejo es vendido o liquidado. Además, un Promedio Ponderadoes un promedio que no surge de sumar y dividir entre el número de ítems, sino de asignarle un peso determinado a cada valor.
El método de Kardex es el
sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque también existe el sistema de
inventarios periódico. El permanente permite un
control constante del inventario, llevando el registro de cada unidad que se
ingresa y sale, pudiendo conocer el saldo exacto y el valor de venta. Además,
permite la determinación del costo en el momento exacto de la venta, debido a
que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.
Entre los software Kardex podemos encontrar el Kardex Tauro o el Kardex Power Pick Global. El primero tiene la posibilidad de interconectar varios Tauros, convertir los informes en archivos de Excel o Word, tener un control interno de auditoría, y es compatible con todas las monedas. Por su parte, Power Pick ofrece desde gestiones simples hasta altamente complejas, tiene una estructura modular y un nuevo concepto de programación.
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